Retningslinje ved avvik

Å kunne drive kvalitetsforbedrende arbeid gjennom håndtering av avvik/uønskede hendelser i henhold til avtaler og etablerte rutiner, med den hensikt å unngå at liknende hendelser skal skje igjen.

En uønsket hendelse skal i denne sammenheng forstås som en handling/praksis som avviker fra vedtatte avtaler om ansvarsfordeling knyttet til inn- og utskriving av pasienter i sykehuset. (Ref: tjenesteavtale 3-5, 8 og 2). Med kommunehelsetjenesten menes både pleie- og omsorgstjenester, legevakt og fastleger m.v.

Uønsket hendelse registreres i internkontrollsystemet/avvikssystemet der den får konsekvenser/oppdages. Saksbehandling blir som for øvrige uønskete hendelser i den aktuelle organisasjonen. Aktører innenfor kommunehelsetjenesten som ikke har etablert et elektronisk internkontrollsystem/avvikssystem kan benytte eget skjema for registrering av uønsket hendelse. Skjemaet finnes på www.saman.no.

Det kan være aktuelt å avtale strakstiltak per telefon på lavest mulig nivå, og da som supplement til registreringen av den uønskede hendelsen iht. rutine i kap. 4 nedenfor.

(kan suppleres av interne prosedyrer i den enkelte parts organisasjon)

4.1. Ved uønsket hendelse meldt av kommunehelsetjenesten:

4.1.1. Ansatt i kommunen registrer hendelsen i eget internkontrollsystem/avvikssystem eller ved å fylle ut eget meldeskjema.

4.1.2.  Meldingen må inneholde informasjon om:

• Hendelsen og eventuelt hvilke punkter i hvilken tjenesteavtale hendelsen er relatert til
• I hvilken enhet (avdeling) i spesialisthelsetjenesten hendelsen har oppstått
• Strakstiltak som er iverksatt
• Pasientens navn og fødselsnummer
• Navn og postadresse på enheten som melder om hendelsen

4.1.3. Utfylt meldeskjema, eller en utskrift fra eget internkontrollsystem/avvikssystem, sendes per post til oppgitt kontaktadresse (PDF) i spesialisthelsetjenesten.

4.1.4. Ansvarlig kontaktadresse i spesialisthelsetjenesten sørger for at det opprettes sak i internkontrollsystemet som involverer aktuell(e) avdeling(er). Melding fra kommunen skal legges ved saken.

4.1.5. Saksbehandler i spesialisthelsetjenesten utfører de tiltak som er påkrevd for å kunne lukke saken, i henhold til rutiner for  saksbehandling i organisasjonen, og tar deretter en utskrift som sendes per post til den enheten/saksbehandler i kommunen som meldte om hendelsen. 

4.2. Ved uønsket hendelse meldt av spesialisthelsetjenesten:

4.2.1. Ansatt i spesialisthelsetjenesten registrerer hendelsen i Synergi.

4.2.2. Saksbehandler i Synergi vurderer om hendelsen er av en slik karakter at den bør meldes videre til kommunen, og påser at meldingen inneholder informasjon om:

• ​Hendelsen og eventuelt hvilke punkter i  hvilken tjenesteavtale hendelsen er relatert til
• I hvilken enhet (avdeling) i kommunen hendelsen har oppstått
• Strakstiltak som er iverksatt
• Pasientens navn og fødselsnummer
• Navn og postadresse på enheten som melder fra om hendelsen

Saksbehandler tar så en utskrift av melding om uønska hendelse i synergi, og sender per post til oppgitt kontaktadresse i aktuell kommune (PDF)

Kommunens kontaktinstans sørger for at meldingen registreres og behandles i det kommunale internkontrollsystem/avvikssystem i henhold til gjeldende rutiner for saksbehandling i den enkelte organisasjon. Etter at saken er lukket sendes tilbakemelding per post tilbake til angitt enhet/saksbehandler i spesialisthelsetjenesten.

Samarbeidssekretariatet skal årlig kunne be om oversikt over uønskete hendelser meldt av partene, for presentasjon til samarbeidsutvalgene og/eller Toppledermøte. Denne gjennomgangen vil inngå som en del av grunnlaget for å vurdere behovet for revisjoner av tjenesteavtaler.

Retningslinjen er gjeldende fra 1.1.2013, men papirutskrift er kun gyldig på utskriftstidspunkt.

• Dokumentet i PDF
  

Skjema for melding om avvik / uønska hending for samarbeid om innlegging i og utskriving frå spesialisthelsetenesta - nynorsk (PDF)

Skjema for melding om avvik / uønsket hendelse for samarbeid om innleggelse i og utskrivning fra spesialisthelsetjenesten - bokmål (PDF)

Kontaktpunkt for melding og tilbakemelding (PDF)​