Retningslinje ved avvik

Retningslinje ved  avvik og uønsket hendelse ved overføring av pasienter mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Utarbeidet av Samarbeidssekreteriatet (SSE). Gjelder for alle parter overordnet samarbeidsavtale for Helse Bergen sitt foretaksområde.

Å kunne drive kvalitetsforbedrende arbeid gjennom håndtering av avvik/uønskede hendelser i henhold til avtaler og etablerte rutiner, med den hensikt å unngå at liknende hendelser skal skje igjen. Generelle retningslinjer.

1. Hensikt

Å kunne drive kvalitetsforbedrende arbeid gjennom håndtering av avvik/uønskede hendelser i henhold til avtaler og etablerte rutiner, med den hensikt å unngå at liknende hendelser skal skje igjen.

2. Definisjon

En uønsket hendelse skal i denne sammenheng forstås som en handling/praksis som avviker fra vedtatte avtaler om ansvarsfordeling knyttet til inn- og utskriving av pasienter i sykehuset. (Ref: tjenesteavtale 3-5, 8 og 2). Med kommunehelsetjenesten menes både pleie- og omsorgstjenester, legevakt og fastleger m.v.

3. Ansvar 

Uønsket hendelse registreres i internkontrollsystemet/avvikssystemet der den får konsekvenser/oppdages. Saksbehandling blir som for øvrige uønskete hendelser i den aktuelle organisasjonen. Aktører innenfor kommunehelsetjenesten som ikke har etablert et elektronisk internkontrollsystem/avvikssystem kan benytte eget skjema for registrering av uønsket hendelse. Skjemaet finnes på www.saman.no.

 Det kan være aktuelt å avtale strakstiltak per telefon på lavest mulig nivå, og da som supplement til registreringen av den uønskede hendelsen iht. rutine i kap. 4 nedenfor.

4. Rutine         

(kan suppleres av interne prosedyrer i den enkelte parts organisasjon)

4.1. Ved uønsket hendelse meldt av kommunehelsetjenesten:

4.1.1.  Ansatt i kommunen registrer hendelsen i eget internkontrollsystem/avvikssystem eller ved å fylle ut eget meldeskjema.

4.1.2.  Meldingen må inneholde informasjon om:

  • Hendelsen og eventuelt hvilke punkter i hvilken tjenesteavtale hendelsen er relatert til
  • I hvilken enhet (avdeling) i spesialisthelsetjenesten hendelsen har oppstått
  • Strakstiltak som er iverksatt
  •  Pasientens navn og fødselsnummer
  • Navn og postadresse på enheten som melder om hendelsen


4.1.3.  Utfylt meldeskjema, eller en utskrift fra eget internkontrollsystem/avvikssystem, sendes per post til oppgitt kontaktadresse i spesialisthelsetjenesten (jfr. oversikt på www.saman.no.)

 4.1.4.  Ansvarlig kontaktadresse i spesialisthelsetjenesten sørger for at det opprettes sak i internkontrollsystemet som involverer aktuell(e) avdeling(er).  Melding fra kommunen skal legges ved saken.

4.1.5.   Saksbehandler i spesialisthelsetjenesten utfører de tiltak som er påkrevd for å kunne lukke saken, i henhold til rutiner for  saksbehandling i organisasjonen, og tar deretter en utskrift som sendes per post til den enheten/saksbehandler i kommunen som meldte om hendelsen. 

 

4.2. Ved uønsket hendelse meldt av spesialisthelsetjenesten:

4.2.1.   Ansatt i spesialisthelsetjenesten registrerer hendelsen i Synergi.
4.2.2.   Saksbehandler i Synergi vurderer om hendelsen er av en slik karakter at den bør meldes videre til kommunen, og påser at   
meldingen inneholder informasjon om:

  • Hendelsen og eventuelt hvilke punkter i  hvilken tjenesteavtale hendelsen er relatert til
  • I hvilken enhet (avdeling) i kommunen hendelsen har oppstått
  • Strakstiltak som er iverksatt
  • Pasientens navn og fødselsnummer
  • Navn og postadresse på enheten som melder fra om hendelsen

Saksbehandler tar så en utskrift av melding om uønska hendelse i synergi, og sender per post til oppgitt kontaktadresse i aktuell kommune. (jfr. oversikt på www.saman.no.)

Kommunens kontaktinstans sørger for at meldingen registreres og behandles i det kommunale internkontrollsystem/avvikssystem i henhold til gjeldende rutiner for saksbehandling i den enkelte organisasjon. Etter at saken er lukket sendes tilbakemelding per post tilbake til angitt enhet/saksbehandler i spesialisthelsetjenesten.

5. Rapportering        

Samarbeidssekretariatet skal årlig kunne be om oversikt over uønskete hendelser meldt av partene, for presentasjon til samarbeidsutvalgene og/eller Toppledermøte. Denne gjennomgangen vil inngå som en del av grunnlaget for å vurdere behovet for revisjoner av tjenesteavtaler.

6. Gyldighet  

Retningslinjen er gjeldende fra 1.1.2013, men papirutskrift er kun gyldig på utskriftstidspunkt.

  • dokumentet i pdf

Skjema for melding av avvik

Adresser for sending av avviksmeldingar

Kontaktpunkt for melding og tilbakemelding (PDF)

Fann du det du leita etter?